Del presupuesto al cobro: que no se te escape una factura

Vender está resuelto: el presupuesto se aprueba y el trabajo se hace. El problema aparece después, cuando la propuesta aprobada nunca se convierte en factura, la factura nadie la sigue y el adicional que se hizo “de onda” no se cobró. La plata no se pierde en la venta: se pierde en el circuito.

Dónde se pierde la plata

Tres fugas que se repiten en casi todas las agencias:

1. Aprobado sin facturar. El cliente dio el OK, el equipo arrancó y la factura sale semanas después (o no sale).
2. Facturado sin seguimiento. La factura se emitió y nadie sabe si está paga; pasan los días y reclamar se vuelve incómodo.
3. Trabajo fuera del presupuesto. Cambios y adicionales que se resuelven por WhatsApp, sin registro, imposibles de cobrar al cierre.

Ninguna de las tres es mala fe: son falta de un paso explícito en el proceso. Cuando el trabajo tampoco está registrado en un tablero de producción, tampoco hay nada que facturar a tiempo.

El circuito en cuatro pasos

Cada pieza del circuito tiene que tener un responsable:

1. Presupuesto: se envía con alcance y vigencia. Queda registrado a quién se envió y cuándo.
2. Aprobación: el cliente acepta (idealmente por escrito o por enlace) y el sistema genera el trabajo. Sin aprobación, no hay producción.
3. Factura: la aprobación se convierte en factura el mismo día. No espera al cierre de mes.
4. Cobro: cada factura tiene fecha de vencimiento y alguien que la sigue. Si no tiene dueño, no se cobra.

La regla de oro: un cambio de estado, un responsable. Si el presupuesto está aprobado pero no facturado, hay un nombre mirando eso.

Cómo se ve un presupuesto aprobable

Para que el paso 2 no se trabe, el presupuesto tiene que dejar claro:

• Qué incluye y qué no (alcance).
• Cuánto cuesta, en qué moneda y con qué impuestos.
• Hasta cuándo vale la propuesta.
• Cómo se aprueba.

Un enlace público con el presupuesto completo evita idas y vueltas: el cliente lee, acepta o rechaza, y la decisión queda registrada. Sin llamadas para “confirmar que sí”.

Qué revisar cada lunes

Diez minutos por semana alcanzan para que no se acumule:

• Presupuestos enviados sin respuesta hace más de una semana.
• Aprobaciones sin factura.
• Facturas vencidas y su antigüedad.
• Trabajo adicional de la semana que no está en ningún presupuesto.

Si esas cuatro listas están vacías o atendidas, tu caja deja de depender de la memoria.

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